Beste Unternehmensinformationsarchivierungssoftware
Beste Unternehmensinformationsarchivierungssoftware auf einen Blick
G2 ist stolz darauf, unvoreingenommene Bewertungen über userzufriedenheit in unseren Bewertungen und Berichten zu zeigen. Wir erlauben keine bezahlten Platzierungen in unseren Bewertungen, Rankings oder Berichten. Erfahren Sie mehr über unsere Bewertungsmethoden.
Mehr über Unternehmensinformationsarchivierungssoftware erfahren
Was ist Enterprise Information Archiving Software?
Enterprise Information Archiving (EIA) Software wird hauptsächlich verwendet, um strukturierte und unstrukturierte Daten eines Unternehmens zu speichern. Traditionell konzentrierten sich Unternehmen hauptsächlich auf die Speicherung strukturierter Daten, da diese einfacher zu handhaben und in verschiedene Workflows zu integrieren waren, was die allgemeinen Datenmanagementfähigkeiten verbesserte. Diese Daten wurden vor Ort gespeichert. Mit dem Anstieg unstrukturierter Daten wurde es jedoch zunehmend schwierig, große Datenmengen ohne die richtige Speicherumgebung zu speichern. Hier kommt EIA ins Spiel. EIA-Lösungen stellen sicher, dass Unternehmen eine Option haben, ihre unstrukturierten Daten zusammen mit anderen wichtigen Funktionen wie Datenabruf und Datenarchivierung zu speichern. Die Daten können in der öffentlichen Cloud, privaten Cloud oder sogar in hybriden Cloud-Umgebungen gespeichert werden. Daten werden über mehrere Rechenzentren verteilt, die von Anbietern wie AWS, Microsoft Azure, Google Cloud und vielen anderen betrieben werden.
Der Internetboom zusammen mit der Smartphone-Generation hat eine große Menge unstrukturierter Daten in Form von Kurznachrichtendiensten (SMS), Videos, Chats, sozialen Medien und zahlreichen anderen Quellen geschaffen. Diese Formen hatten kein bestimmtes Schema, was es sehr schwierig machte, solche Datendateien zu speichern. Unternehmen hatten nun eine große Menge unstrukturierter Daten in Form verschiedener Inhaltstypen wie Dateien, Website-Inhalte, Anrufaufzeichnungen, Dateifreigaben, E-Mail-Aufbewahrung, aber keine geeignete Möglichkeit, sie zu speichern. Es ist wichtig zu beachten, dass sich Enterprise Information Archiving mit der Speicherung historischer, originaler, Echtzeitdaten eines Unternehmens befasst. Wenn Originaldaten repliziert und gespeichert werden, spricht man von einem Daten-Backup.
Wenn Menschen an Speicher denken, stellen sie sich normalerweise Server und Speicherboxen vor, die im hinteren Teil eines Unternehmens versteckt sind – nicht mehr. Mit dem Aufkommen der Cloud-Speicherung können Unternehmen ihre Daten jetzt außerhalb des Unternehmens und in der Cloud (öffentlich, privat oder hybrid) speichern. Was dies für Unternehmen bedeutet, ist, dass es jetzt einen einzigen Ort gibt, um E-Mails, Dateien, Instant-Messaging-Chats und Inhaltstypen zu speichern und zu sichern und einen reibungslosen und vereinfachten Managementprozess zu gewährleisten. Was dies für Kunden bedeutet, ist, dass ihre Daten jederzeit verfügbar, sicher und einsatzbereit sind, wann immer sie benötigt werden. Der Datenschutz ist einer der Hauptschwerpunkte für EIA-Lösungen.
Da die Datenmenge weiter zunimmt, muss sich jedes Unternehmen auf strikte regulatorische Compliance konzentrieren. Enterprise Information Archiving Software hilft Unternehmen, ihre Informationen einfacher zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Compliance-Standards eingehalten werden. EIA-Lösungen konzentrieren sich auch auf das Aufbewahrungsmanagement, um Datenverlustprobleme, Sicherheitsverletzungen und Datenkorruption zu verhindern.
Was sind die häufigsten Merkmale von Enterprise Information Archiving Software?
Die folgenden sind einige Kernmerkmale innerhalb von Enterprise Information Archiving-Lösungen, die Benutzern helfen können, Daten sicher zu archivieren:
Archivierung: Die Archivierung ist das wichtigste und notwendigste Merkmal, das diese Software bietet. Da Unternehmen ihre Präsenz weltweit ausweiten, besteht ein wachsender Bedarf an Archivspeicherlösungen für diese Unternehmen, die die Datensicherheit gewährleisten. Durch die Verwendung von EIA-Software haben Unternehmen eine einzige Lösung, um die Archivierung von Benutzerkommunikation, IMs, E-Mails, Videos, Inhalten, SMS und mehreren anderen Datentypen zu verwalten. Darüber hinaus stellt die Software sicher, dass E-Mails von Mitarbeitern/externen Personen konform sind. Die E-Mail-Aufbewahrung bildet auch den Kern für mehrere Unternehmen.
Leistung und Zugänglichkeit: Benutzer benötigen Zugriff auf ihre Inhalte. Idealerweise müssen diese Daten/Inhaltstypen schnell gefunden werden, ohne mögliche Verzögerungen. EIA-Software stellt sicher, dass unstrukturierte und strukturierte Daten nicht nur kontinuierlich gespeichert werden, sondern auch gemäß den Benutzeranforderungen abgerufen werden können. Dies hilft, die Leistungseffizienz zu steigern, die Benutzerzufriedenheit zu erhöhen und sicherzustellen, dass Teams schnellen, sauberen und originalen Echtzeitdatenzugriff haben. Besonders wenn die Benutzer Zehntausende von Mitarbeitern umfassen können, muss die EIA-Software eine erstklassige Leistung gewährleisten.
Elektronische Entdeckung: Auch bekannt als eDiscovery, konzentriert sich dieses Merkmal von EIA-Produkten darauf, Inhalte auf Anfrage bereitzustellen. Inhalte werden von verschiedenen Teams wie Anwaltskanzleien, Finanzprüfungsteams und anderen angefordert. eDiscovery konzentriert sich darauf, elektronisch gespeicherte Informationen (wie Unternehmensinformationen und Archivspeicher) für rechtliche Verfahren zu identifizieren, zu sammeln und bereitzustellen. eDiscovery kann nicht auf die leichte Schulter genommen werden und ist einer der Hauptgründe für die Entstehung von Enterprise Information Archive Storage. Es hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie Unternehmen ihre Daten speichern und organisieren. Für jedes Unternehmen wird es Rechtsstreitigkeiten, Klagen oder Arten von rechtlichen Maßnahmen geben, bei denen eDiscovery eine wichtige Rolle spielen wird. eDiscovery hat einen großen Einfluss auf die Inhaltsarchivierung, die Inhaltssuche, das Speichersystemmanagement und sogar das Risikomanagement.
Datenaufbewahrung: Ein weiterer wichtiger Vorteil von EIA-Produkten ist die Datenaufbewahrung. Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie wird als die Richtlinie definiert, die steuert, wie die Daten zu regulatorischen Zwecken gespeichert werden. Unternehmen können einfache oder komplexe Datenaufbewahrungsrichtlinien haben, da diese Richtlinien klären würden, wie Daten gespeichert werden. Andere Informationen wie welche Daten gespeichert werden können, oder formatiert werden, oder sogar welche Art von System diese Daten hält, werden mit der Datenaufbewahrung bereitgestellt. EIA-Software hat die Funktion der Datenaufbewahrung, da sie so eng mit Daten arbeitet.
Automatisierung: Einige Unternehmensarchivlösungen haben eingebaute Automatisierungsfunktionen, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. Aufgaben wie das Festlegen von Zeitplänen, nach denen Daten archiviert werden müssen, das Senden an den richtigen Ort, die Notwendigkeit, Replikate zu erstellen, und mehrere andere Funktionen können automatisiert werden. Die Einführung des Elements der Automatisierung in die EIA-Software wird helfen, Benutzerfehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle Daten konform sind.
Was sind die Vorteile von Enterprise Information Archiving Software?
Einhaltung von zivilrechtlichen Verfahren und Rechtsstreitigkeiten: Da Daten über zahlreiche Geografien verfügbar sind, gelten die Gesetze des Landes für mehrere Unternehmen, die dort Geschäfte machen möchten. Es wird extrem schwierig, große Datenmengen zu verwalten, die über verschiedene Geografien verteilt sind, die unterschiedliche Datenaufbewahrungsgesetze haben, und hier kommen EIA-Lösungen ins Spiel. EIA-Lösungen stellen sicher, dass Verbraucherdaten sicher und geschützt gespeichert werden und nur gemäß den definierten Benutzern zugänglich sind. Es stellt sicher, dass die Gesetze eingehalten werden und das Unternehmen daher den Betrieb fortsetzen kann, in dem Wissen, dass ihre archivierten Daten sicher, geschützt und konform sind.
Erhöhte Betriebseffizienz: Einer der Hauptvorteile der Software ist, dass sie die Betriebseffizienz im gesamten Unternehmen erhöht. Die Einhaltung von Nachrichten und Inhalten erleichtert eDiscovery, Datenaufbewahrung, regulatorische Compliance und andere gesetzliche Prozesse. Da alle originalen, Echtzeitdaten archiviert sind und über die Software abgerufen werden können, konzentriert sie sich erheblich auf die Verbesserung der Effizienz. Benutzer können eine einzige Quelle haben, über die sie auf ihre archivierten Inhalte und Daten zugreifen können. Darüber hinaus stellt die Software auch den Benutzerzugriff sicher – was bedeutet, dass sichergestellt wird, dass die originalen, historischen Daten nicht in die falschen Hände geraten.
Bessere Datenkontrolle: EIA-Software hat den zusätzlichen Vorteil von Richtlinienkontrollen. Was dies bedeutet, ist, dass der Benutzer der Software idealerweise kontrollieren kann, welche Nachrichten live sein müssen, welche Nachrichten archiviert werden müssen und wie lange sie archiviert werden müssen, bevor sie automatisch gelöscht werden.
Relevanzklassifizierung: Das Speichern von Daten in der Cloud bedeutet nicht, alle Daten in einem „Kaltlager“ abzulegen und zu vergessen. Vielmehr haben einige EIA-Software zusätzliche Vorteile wie die Relevanzklassifizierung von Nachrichten. Der Vorteil der Relevanzklassifizierung besteht darin, dass Benutzer ihre Daten nach ihren Vorlieben und ihrer Relevanz archivieren können, und daher sind diese in Rechtsstreitigkeiten, Managementanfragen, Fallanalysen und mehreren anderen Situationen, die auftreten können, äußerst hilfreich.
Wer verwendet Enterprise Information Archiving Software?
Die Endbenutzer der Enterprise Information Archiving-Lösung hängen von der benötigten Funktionalität ab – ob sie IT-spezifisch, rechtlich, für Prüfungszwecke oder für mehrere andere Zwecke ist.
IT-Teams: Das IT-Team eines Unternehmens wird die Hauptnutzer dieser Software sein. Das IT-Team wird die Software für mehrere Zwecke verwenden, darunter die Speicherung und den Abruf von Dateien, Inhalten, E-Mails und Chats. Da die Anfragen aus verschiedenen Funktionen im Unternehmen an das IT-Team zur Bearbeitung kommen, werden sie tief in die Software eintauchen und sicherstellen, dass alle Dateien nicht nur leicht zugänglich, sondern auch sicher und geschützt sind.
Rechtsteams: Einer der größten Nutzer von EIA-Lösungen sind die Rechtsteams eines Unternehmens. Rechtsteams konzentrieren sich auf die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Regeln für das Unternehmen und daher würde das Team die Software verwenden, um auf Anfragen zu antworten, die möglicherweise auftreten.
Mitarbeiter: Mitarbeiter können die Software auch gemäß ihrem Zugriff verwenden, da sie Zugriff auf ihre Inhalte auf ihren mobilen Geräten benötigen. Der Zugriff auf archivierte E-Mails und Chats nach Bedarf ist eine große Hilfe für Mitarbeiter in jedem Unternehmen.
Führungsteams (SLT): Da diese Software eng mit vertraulichen Unternehmensdaten arbeitet, können Führungskräfte und Teammitglieder diese Software verwenden, um zu identifizieren, wer Zugriff auf verschiedene Datenabschnitte haben kann oder nicht. SLTs können auch dem Rest des Unternehmens in Bezug auf Informationssicherheit vermitteln, um es für die Mitarbeiter des Unternehmens zu definieren.
Was sind die Alternativen zu Enterprise Information Archiving Software?
Alternativen zu Enterprise Information Archiving-Lösungen können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
E-Mail-Archivierungssoftware: Die E-Mail-Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Enterprise Information Archiving und konzentriert sich speziell auf E-Mails. Diese Software stellt sicher, dass vollständige E-Mail-Transaktionen sorgfältig archiviert werden. E-Mail-Archivierungssoftware konzentriert sich hauptsächlich darauf, E-Mails zu komprimieren und zu speichern, die älter als ein vordefiniertes Datum sind. Das Ziel ist es, diese E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf zu referenzieren. Einer der Hauptvorteile ist, dass sie nicht viel Speicherplatz benötigt, da sie speziell für E-Mails gedacht ist. Tonnen von Gesprächen innerhalb eines Unternehmens finden hauptsächlich über E-Mail statt – Mitarbeitergespräche, Verkaufsgespräche, Unternehmensgespräche und andere. Die E-Mail-Historie kann erhalten bleiben. Für Unternehmen, die nur ihre E-Mails archivieren möchten, ist dies eine großartige Option gegenüber Enterprise Information Archiving.
Online-Backup-Software: Backup und Archivierung unterscheiden sich in Bezug auf die gespeicherten Daten. Backup ist eine sehr sichere Methode, um Daten über das Internet zu speichern. Der größte Vorteil dieser Software gegenüber EIA-Lösungen besteht darin, dass erstere mit Kopien der Daten arbeitet und repliziert werden kann, um ein vollständiges Backup zu gewährleisten. EIA hingegen befasst sich mit originalen, Echtzeit- und historischen Daten, und wenn sie verloren gehen, könnte es sehr schwer sein, sie wiederherzustellen.
SaaS-Backup-Software: SaaS-Backup hilft, Daten innerhalb der SaaS-Lösung selbst zu sichern. Diese Tools arbeiten mit CRMs, E-Mail und Instant Messaging, um jede Art von SaaS-Anwendung zu sichern. Diese Software zielt ebenfalls hauptsächlich darauf ab, Datenverlust zu verhindern und die Daten im Falle einer Geschäftsunterbrechung oder Katastrophe sicher zu halten.
Herausforderungen mit Enterprise Information Archiving Software
Enterprise Information Archiving-Lösungen können mit ihren eigenen Herausforderungen kommen.
Wachsende Anzahl von Datentypen: Daten wachsen kontinuierlich und neue Formate werden häufig in die Datenwelt eingeführt. Da die Arten von Daten zunehmen, wird es für Unternehmen schwieriger, all diese Daten zu verwalten und zu kontrollieren. Darüber hinaus ist die EIA-Software möglicherweise nicht gut ausgestattet, um neue Datentypen zu handhaben, was eine große Herausforderung für die Software-Nutzung darstellen könnte.
Speicherkapazität: Bei unstrukturierten Daten ist es wichtig, Millionen von Datenpunkten zu berücksichtigen, die sogar an einem einzigen Tag erstellt werden könnten. Solche großen Datenmengen zu speichern, ist keine leichte Aufgabe und kann potenziell eine große Herausforderung für die Software darstellen. Das schiere Volumen der Daten von Unternehmen aus täglichen Aktivitäten, zahlreichen E-Mails, ständigen Slacks und IM-Pings könnte dazu führen, dass die Software langsamer wird und Archivierungsprobleme auftreten. Es ist notwendig sicherzustellen, dass die Backup- oder Hardwarelösung/Cloud-Angebot in der Lage ist, solche enormen Mengen an Originaldaten zu handhaben.
Widerstand der Mitarbeiter: Zu wissen, dass jeder einzelne Ping, IM, E-Mail, Nachricht, Videoinhalt und Textnachricht gespeichert wird, ist ziemlich beängstigend. Unternehmen können mit einem gewissen Widerstand ihrer Mitarbeiter rechnen, die möglicherweise zustimmen, einige Daten zu speichern, aber nicht alle. Die Software könnte nicht allgemein im Unternehmen akzeptiert werden, da möglicherweise Privatsphärenlinien überschritten werden, und daher könnte dies eine Herausforderung für die Software-Implementierung darstellen.
Archivierungsgeschwindigkeit: Wenn Daten in ihrem Format über die Cloud gespeichert werden (was eine gute Internetverbindung erfordert), könnte das große Datenvolumen die Software leicht verlangsamen und schwere Verzögerungen verursachen. Softwareabstürze könnten sogar zu Datenverlust führen, was den Zweck der Installation dieser Software zunichte macht. Die Archivierung von Daten ist ein zeitintensiver Prozess, und IT-Teams müssten eng zusammenarbeiten, um Standardverfahren und Einstellungen festzulegen, um sicherzustellen, dass dies kontinuierlich und fehlerfrei geschieht.
Wie kauft man Enterprise Information Archiving Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Enterprise Information Archiving Software
Bei der Auswahl einer Enterprise Information Archiving-Lösung ist das erste und wichtigste, worauf man sich konzentrieren sollte, sicherzustellen, dass die Software hilft, Informationsarchive zu verwalten und die Produktivität und Unterstützung der Aufbewahrung zu verbessern. Dies sind die grundlegenden und wichtigsten Funktionen, die fast alle Produkte haben müssen. Einige der wichtigen Fragen, die als Käufer gestellt werden sollten, sind:
- Ist Cloud-Speicherung sicher und geschützt? Hat sie Verschlüsselungsfähigkeiten?
- Sind Kopien meiner Daten verfügbar, und werden diese Replikate als Backup meiner Daten verwendet?
- Kann mein Team und alle Mitarbeiter (mit Benutzerzugriff) auf die Software auf Datenarchive zugreifen, wenn erforderlich?
- Wird Unterstützung vom Anbieter bereitgestellt? Welche Paketoptionen sind verfügbar?
- Stellt die Software sicher, dass meine Daten den Gesetzen des Landes entsprechen und gesetzlichen Regeln und Vorschriften folgen?
- Funktionen vs. Erschwinglichkeit – was ist für mein Unternehmen wichtiger?
- Ist die Enterprise Information Archiving Software, die ich auswähle, mit meinen anderen Systemen kompatibel?
Diese Fragen zu beantworten, könnte schwierig sein, jedoch bieten sie eine starke Basis, um die Longlist zu erstellen. Kunden können Bewertungen hier auf G2.com als Leitfaden verwenden, um mit der Auswahl von Enterprise Information Archiving Software voranzukommen.
Vergleich von Enterprise Information Archiving Software-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
In diesem Schritt sollten Käufer ihre Optionen offen halten, um das gesamte Spektrum der Produkte zu berücksichtigen. Käufer haben die Freiheit, zahlreiche Angebote zu erkunden, die der EIA-Softwaremarkt bietet. Darüber hinaus ist dies der Hauptschritt, um die Antworten auf die oben genannten Fragen zu bewerten. Die Longlist kann viel präziser und kleiner gemacht werden, indem die oben genannten Fragen angesprochen werden.
Erstellen Sie eine Shortlist
Käufer können in diesem Schritt viel detailliertere Vergleiche anstellen. Darüber hinaus können Käufer die G2-Bewertungen verwenden, um diese Liste weiter einzugrenzen. Die Vergleichsfunktion von G2, bei der Käufer zwischen zwei Produkten vergleichen können, ist ein nützliches Tool, um die Shortlist zu erstellen.
Führen Sie Demos durch
Sobald die Liste auf ein paar Anbieter reduziert wurde, können Käufer beginnen, eine Demo anzufordern. Während der Demo sollten Käufer Informationen zu ihren nicht verhandelbaren Bedingungen suchen. Dies ist die beste Phase, in der der Käufer tiefer in das Verständnis eintauchen kann, wie sicher ihre archivierten Informationen sein werden, die verschiedenen Funktionen, die die Software bietet, verschiedene Beschwerdeanfragen und Sicherheitsbedenken können hier ebenfalls angesprochen werden. Andere Anfragen wie After-Service-Support, Mitarbeiterschulung und andere zusätzliche Funktionen können hier gestellt werden.
Auswahl von Enterprise Information Archiving Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Auswahl des richtigen Teams, das zusammenarbeitet, um die beste Software zu entscheiden, ist ein kritischer Teil des Prozesses. Dieses Team wird für die Überwachung des gesamten Prozesses verantwortlich sein – von der Auswahl bis zur Implementierung sowie für das Feedback nach der Implementierung. Das Team sollte eine Mischung aus verschiedenen Personas umfassen, die die erforderlichen Fähigkeiten, Interessen und Zeit haben. Einige Rollen umfassen IT-Administratoren (die an der Software arbeiten würden), Cloud-Ingenieure (die die Cloud-Speicheranforderungen bewerten würden), Führungskräfte des Rechtsteams und wichtige Führungskräfte aus verschiedenen Teams.
Verhandlung
Die Anfrage nach Preisen ist die entscheidende Entscheidung, die einen Deal machen oder brechen könnte. Zu verstehen, wie die Preisgestaltung erfolgt, ist ein guter Anfang. Zum Beispiel kann es sich auf die Anzahl der Postfächer oder das E-Mail-Datenvolumen, die Anzahl der gesendeten IMs oder die Anzahl der Benutzer, die die IM verwenden, konzentrieren. Ein gutes Verständnis dafür zu haben, wie die Preisgestaltung funktionieren würde, ist entscheidend für die Verhandlung. Ein Käufer kann sich entscheiden, zu verhandeln, um Kosten zu senken. Der Käufer muss beachten, dass, wenn in Zukunft eine Anforderung zur Skalierung des Cloud-Archivspeichers besteht, da das Unternehmen wächst, zusätzliche Kosten anfallen würden. Solche Faktoren im Hinterkopf zu behalten, wird dem Käufer helfen, bessere Verhandlungstaktiken vorzubringen und sicherzustellen, dass die wichtigen Funktionen Teil des Deals sind.
Endgültige Entscheidung
Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, wird die endgültige Entscheidung getroffen, indem alle Faktoren und Szenarien abgewogen werden. Ein Testlauf der Software ist ein guter Ausgangspunkt. Eine kleine Gruppe von IT-Administratoren kann die Software verwenden, um zu sehen, ob es praktikable Vorteile gibt, und ihre Ansichten an das Team weitergeben, das die endgültige Entscheidung trifft.
